飲み会・歓送迎会の日程を早く決めるコツ

歓送迎会や誕生日会のように主役がいる会では、まず主役に空いている日を聞き、その中から候補を作ります。全員に聞いた後で主役が来られないと分かると、すべてやり直しになります。

上司や先輩など、外せない人がいる場合も同じです。先にその人の都合を聞いておくと、候補が自然に絞れます。

飲み会の開始時刻は、ほとんどの場合19時前後で決まっています。時間帯まで聞くと答える側の手間が増えるだけなので、日付だけで聞くのがおすすめです。

時期は、開催したい日の2〜3週間前に候補を出すと、店の予約にも余裕が持てます。年末や年度末は店が混むので、もう少し早めに動きましょう。

「行けるかもしれない」日をどう扱うかで、結果は大きく変わります。無理をさせないなら、はっきり行ける日だけを答えてもらい、迷う日は空けておいてもらうのが分かりやすい方法です。

どうしても全員がそろわないときは、行ける人が一番多い日に決めて、来られない人には別の機会を用意する、と最初に伝えておくと揉めにくくなります。

日程が決まったら、その日のうちに店を予約します。人数が確定していなくても、多めの人数で仮押さえしておき、前日までに確定するのが一般的です。予約の変更や取り消しの期限は、店ごとに必ず確認してください。

決まった日時は、参加者がそれぞれのカレンダーに入れておくと当日の連絡ミスが減ります。KOMAROの集計画面では、決まったコマから Google・Yahoo!・Outlook・Apple の各カレンダーへ予定を追加できます。

連絡の回数を決めておくと、幹事の負担もメンバーの通知も減ります。