打ち合わせ・会議の時間を決める方法

打ち合わせの調整では、「火曜の午後なら」「水曜は11時まで」のように、答えが文章で返ってくると集計が大変です。縦に日付、横に時間帯を並べた表を作り、空いているコマを選んでもらうと、一目で重なりが分かります。

KOMAROの「時間割形式」や「カレンダー形式」は、この表をそのまま作るための形です。

1時間の会議なら1時間ごと、30分の会議なら30分ごとのコマにします。会議より短いコマにすると、連続した空きを探す手間が増えます。逆に長すぎるコマにすると、「後半だけ空いている」人の都合が拾えません。

迷ったら、10時・11時・13時・14時・15時・16時のように、1時間ごとの区切りで出すのが分かりやすいです。昼休みの時間帯は最初から外しておきます。

対面の会議では、前後の予定からの移動時間が必要です。オンラインでも、直前まで別の会議が入っていると準備ができません。答える人には「前後の移動も含めて空いているコマを選んでください」と一言添えると、当日のずれが減ります。

全員がそろう枠が見つからないときは、必ず出てほしい人がそろう枠を優先します。KOMAROの集計画面では、参加者の名前を選ぶとその人たちが全員空いているコマだけが強調されるので、優先したい人で絞り込めます。

社外の人に答えてもらう場合は、会員登録やアプリのインストールが不要な方法を選ぶと、相手の負担になりません。また、表の題名や説明に社内の事情や個人情報を書かないよう気をつけましょう。URLを知っている人は誰でも表を見られるためです。