日程調整がまとまらない原因と、候補の出し方

長引く日程調整には、いくつか共通点があります。候補が少なすぎて全員がそろう日が無い。逆に多すぎて、答える側が面倒になって後回しにする。締め切りが無いので、最後の1人を待ち続ける。どれも、最初に候補を出す人が少し工夫すれば防げます。

もう一つよくあるのが、チャットで「いつが空いてる？」と聞いてしまうことです。答えがばらばらの形で返ってくるため、集める人が手で表にまとめ直すことになります。最初から表の形で聞けば、この手間はなくなります。

目安は、日付だけで決める集まりなら7〜14日分、時間帯まで決める打ち合わせなら1日3〜4コマ×5日分ほどです。これより多いと答える側の負担が大きくなり、少ないと全員がそろう枠が見つかりにくくなります。

迷ったら、2週間分を出して「まずはこの中で」と伝えるのがおすすめです。合わなければ、次の2週間を追加すれば済みます。

平日の夜だけ、週末の昼だけ、と最初から絞りすぎると、合う日が見つからないことがあります。少し幅を持たせると、思わぬ枠が空いていることもあります。

一方で、実際には開催しない時間帯を候補に入れるのはやめましょう。「その時間なら行ける」と答えた人をがっかりさせてしまいます。候補は「この中ならどれに決まっても開催する」ものだけにします。

依頼文には必ず締め切りを入れます。「金曜の夜までにお願いします」のように、曜日と時間で具体的に書くのがポイントです。「なるべく早めに」では、多くの人が後回しにします。

締め切りは、依頼してから2〜3日後が目安です。短すぎると忙しい人が答えられず、長すぎると忘れられます。

「行ける日だけ答える人」と「行けない日だけ答える人」が混ざると、集計の意味が変わってしまいます。全員が同じ表に、同じ形で答えるようにすると、集める人の負担はほぼゼロになります。

KOMAROでは、参加者は表の中の行けるコマをタップするだけで答えられます。集計画面では、多くの人が空いているコマほど色が濃くなるため、表を見ただけで候補が絞れます。

候補の出し方で迷ったら、次の4点を確認してください。