全員がそろわないときの日程の決め方

全員がそろわないときは、その会に絶対に必要な人がそろう日を優先します。主役、講師、決定権のある人などです。誰を優先するかを先に決めておくと、迷わずに選べます。

KOMAROの集計画面では、参加者の名前を選ぶと、選んだ人が全員空いているコマだけが強調されます。必ず必要な人を選べば、候補がすぐに絞れます。

必ず必要な人がそろう日が複数あれば、その中で参加できる人数が一番多い日を選びます。集計画面では、空いている人が多いコマほど色が濃く表示されるので、色の濃さで比べられます。

それでも決まらないときは、候補の日付や時間帯を足して、もう一度聞きます。最初の回答はそのまま残し、足した分だけ答えてもらえば、答える側の手間は少なく済みます。KOMAROでは、作成した人が後から日付や時間帯を足せます。

説明会や研修のように、同じ内容を伝えればよい会なら、2回に分けて開催するのも有効です。参加者が多い2つの枠を選び、どちらかに来てもらえば、ほぼ全員が参加できます。

決めた日に来られない人には、記録や資料を後で共有する、次回は都合を優先する、などのフォローを伝えます。来られなかった人が置いていかれないようにすることが、次の日程調整を楽にします。